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Wie du mit weniger Aufwand mehr Wirkung erzielst
Als Führungskraft jonglierst du viele Aufgaben gleichzeitig. Wenn du wieder mehr Zeit für Strategie und Beziehungsarbeit haben willst, lohnt sich ein Prinzip, das fast jeder kennt und trotzdem im Alltag oft vergessen wird.
Das Pareto Prinzip geht auf den italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto zurück. Es beschreibt, dass du in vielen Lebensbereichen mit 20 Prozent Aufwand bereits 80 Prozent Wirkung erreichst. Anders gesagt: Du erfüllst einen großen Teil deiner Arbeit mit einem relativ kleinen Teil deiner Energie.
Das entlastet, weil es den Blick auf das Wesentliche lenkt. Und es schützt dich davor, dich im letzten Feinschliff zu verlieren, der viel Zeit kostet und oft kaum zusätzliche Wirkung bringt.
„So eine Arbeit wird eigentlich nie fertig, man muss sie für fertig erklären, wenn man nach Zeit und Umständen das Möglichste getan hat.“
Wenn du statt 80 Prozent unbedingt 100 Prozent liefern willst, steigt der Aufwand oft massiv. In manchen Berufen ist das notwendig, etwa in der Herzchirurgie oder beim Bau eines Flugzeugs. In den meisten Führungssituationen ist es das nicht.
Genau deshalb ist das Pareto Prinzip für Führungskräfte so hilfreich. Es bringt Erleichterung, weil du klarer priorisierst. Und es schafft Erfolg, weil du Energie dort einsetzt, wo sie wirklich Wirkung hat.
Pareto anzuwenden heißt nicht, schlampig zu arbeiten. Es heißt, die Ziele so zu definieren, dass du erkennst, wann genug erreicht ist. Du fokussierst deine Ressourcen auf das, was den angestrebten Nutzen wirklich erzeugt.
Dazu gehört eine regelmäßige Reflexion: Bin ich noch bei den 20 Prozent, die Wirkung bringen, oder bin ich schon auf dem Weg Richtung Perfektion. Wenn die definierten Ziele erreicht sind, investiere keine zusätzliche Energie mehr in das Projekt.
In Projekten hilft das Pareto Prinzip besonders. Du richtest alles an klaren Zielen aus und achtest darauf, dass darüber hinaus nicht ständig weiter investiert wird. Das führt oft schnell zu ersten Erfolgen und genau das motiviert dann die weitere Arbeit.
Wichtig ist: Das sind Richtgrößen, kein exaktes Zahlenverhältnis. Der Nutzen liegt darin, dass du den entscheidenden Hebel findest und deine Ressourcen und die Ressourcen deiner Mitarbeitenden effizienter einsetzt.
Hinterfrage dich als Führungskraft immer wieder, ob wirklich 100 Prozent erreicht werden müssen oder ob es klüger ist, dich mit 70, 80 oder 90 Prozent zufriedenzugeben. Langfristig erfolgreich ist, wer den 20 Prozent Hebel findet und die 80 Prozent Lasten reduziert.
Stelle dir dazu immer wieder diese Fragen:
Wenn etwas nicht funktioniert, suche den größten Hebel. Ändere das, was mit der geringsten Investition wieder zum Funktionieren führt. Und wenn etwas gut funktioniert, mach mehr davon.
Ein häufiger Stolperstein ist die eigene Persönlichkeit und der eigene Anspruch. Perfektionisten erleben es oft als unangenehm, bewusst bei 80 Prozent stehen zu bleiben. Das gilt für Führungskräfte genauso wie für Mitarbeitende.
Doch jeder kennt den Effekt: Das ständige Streben nach dem 100 prozentigen Ergebnis ist häufig eine zentrale Ursache für Zeitmangel und Ressourcenknappheit. Die Lösung beginnt dort, wo du dich ehrlich mit Perfektionismus auseinandersetzt und Schritt für Schritt mehr Gelassenheit zulässt.
In Unternehmen sind Ressourcen nicht immer dort, wo sie die größte Wirkung erzeugen. Manchmal werden wenig einträgliche Tätigkeiten mit zu vielen Ressourcen ausgestattet und leistungsstarke Tätigkeiten mit zu wenigen.
Als Führungskraft lohnt es sich hinzusehen: Investieren deine Mitarbeitenden große Teile ihrer Energie in Tätigkeiten, die wenig Nutzen bringen. Dann ist deine Aufgabe, sie zu stärken, ihre Ressourcen bewusster in gewinnträchtige Aktivitäten zu lenken. Denn oft subventionieren wir weniger gewinnträchtige Bereiche mit einträglichen Bereichen. Das sollte nicht sein.
Ganz wenige Entscheidungen sind wirklich wichtig. Oft werden sie nicht bewusst getroffen. Das Pareto Prinzip lehrt dich, vor dem Handeln klar zu denken: Wo stehen wir in der Investition unserer Ressourcen. Sind wir bei den 20 Prozent mit hoher Wirkung, oder sind wir schon im Bereich der 80 Prozent auf dem Weg zur Perfektion, die niemand benötigt und bezahlt.
Stelle deine Projekte immer wieder auf die Pareto Waage: Wo liegen die entscheidenden 20 Prozent. Und unterscheide Effektivität von Effizienz. Effektivität bedeutet Wirksamkeit, also das Richtige tun. Effizienz bedeutet Aufwandoptimierung, also es richtig tun.
Wo könntest du in den nächsten zwei Wochen bewusst bei 80 Prozent stoppen, um Zeit für Führung zu gewinnen.
»So eine Arbeit wird eigentlich nie fertig, man muss sie für fertig erklären, wenn man nach Zeit und Umständen das Möglichste getan hat.« Johnann Wolfgang von Goethe
Ich bin Führungskräfteentwickler und ermögliche Führung, in der Wachstum, Wirkung und Wandel selbstverständlich werden ohne Bewertung und mit echter Entwicklung.
Wie das konkret aussieht, zeige ich dir in meinen sechs Modulen zur Führungskräfteentwicklung: